Dalam era globalisasi, banyak perusahaan asing yang melihat Indonesia sebagai pasar strategis dan pintu masuk ke Asia Tenggara. Namun, sebelum memulai kegiatan bisnis, entitas asing harus memahami ketentuan hukum yang berlaku, terutama mengenai izin mendirikan kantor perwakilan perusahaan asing (KPPA) dan kantor perwakilan perusahaan perdagangan asing (KP3A).
Artikel ini menjelaskan secara ringkas dan tegas tentang jenis kantor perwakilan, perizinan OSS, serta kewajiban hukum bagi perusahaan asing yang ingin membangun kehadiran resmi di Indonesia.
Pengertian Kantor Perwakilan Perusahaan Asing
Menurut peraturan terbaru dari Kementerian Investasi/BKPM (Permen Investasi No. 5 Tahun 2025), terdapat dua bentuk utama kantor perwakilan perusahaan asing di Indonesia:
- Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA)
Merupakan perwakilan resmi perusahaan asing di luar negeri yang bertugas mengawasi, mengkoordinasikan, atau mengurus kepentingan perusahaan induk tanpa melakukan kegiatan komersial di Indonesia. - Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A)
Didirikan oleh perusahaan asing atau gabungan perusahaan asing untuk memperkenalkan, mempromosikan, dan memfasilitasi perdagangan barang-barang dari luar negeri ke Indonesia.
Perbedaan utama antara KPPA dan KP3A terletak pada ruang lingkup kegiatan—KPPA bersifat non-komersial, sedangkan KP3A memiliki ruang lingkup promosi dan pengawasan perdagangan.
Fungsi dan Pembatasan Kegiatan KPPA
KPPA memiliki karakter non-profit, sehingga tidak boleh melakukan kegiatan yang menghasilkan pendapatan dari sumber di Indonesia. Adapun ruang lingkup kegiatan KPPA dibatasi hanya untuk:
- Mengawasi, mengkoordinasikan, atau menjadi penghubung antara kantor pusat di luar negeri dengan perusahaan afiliasi di Indonesia.
- Mempersiapkan pendirian dan pengembangan perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA).
- Berlokasi di gedung perkantoran di ibu kota provinsi.
- Tidak diperkenankan membuat perjanjian atau transaksi bisnis secara langsung dengan pihak di Indonesia.
- Tidak boleh ikut dalam pengelolaan anak perusahaan atau cabang di Indonesia.
Selain itu, kepala KPPA memiliki tanggung jawab hukum yang ketat, antara lain harus berdomisili di Indonesia, bertanggung jawab penuh atas operasional, dan tidak boleh merangkap jabatan di perusahaan lain. Jika kepala perwakilan adalah warga negara asing, maka wajib mempekerjakan tenaga kerja Indonesia sesuai peraturan ketenagakerjaan.
Persyaratan Perizinan KPPA
Sebelum beroperasi, KPPA wajib memperoleh Nomor Induk Berusaha (NIB) melalui sistem Online Single Submission (OSS). Dokumen yang harus diunggah meliputi:
- Akta pendirian dan pengesahan perusahaan di negara asal.
- Surat penunjukan resmi (letter of appointment) dari kantor pusat, yang dilegalisasi sesuai ketentuan Apostille Convention atau kedutaan RI.
- Surat sewa-menyewa gedung perkantoran yang sah.
- Surat keterangan dari perwakilan RI di negara asal.
- Data kegiatan usaha dan pernyataan mandiri K3L (Keamanan, Keselamatan, Kesehatan, dan Lingkungan).
NIB yang diterbitkan berlaku selama KPPA masih aktif menjalankan kegiatan perwakilan di Indonesia.
Fungsi dan Kegiatan KP3A
Sementara itu, KP3A memiliki fungsi lebih luas di bidang perdagangan internasional. Berdasarkan Permendag No. 10 Tahun 2006 dan perubahannya, KP3A dapat:
- Memperkenalkan dan mempromosikan barang-barang dari perusahaan induk.
- Memberikan informasi teknis, panduan penggunaan, atau pengimporan barang kepada perusahaan di Indonesia.
- Melakukan riset pasar serta memantau tren penjualan di Indonesia.
- Menghubungkan kebutuhan ekspor dan impor antara perusahaan asing dengan mitra lokal.
- Menandatangani kontrak atas nama perusahaan induk dalam rangka ekspor (bukan transaksi penjualan domestik).
Dengan demikian, KP3A berfungsi sebagai jembatan perdagangan luar negeri yang memperkuat hubungan dagang tanpa menjadi entitas penjual langsung di Indonesia.
Perizinan dan Dokumen Wajib KP3A
Untuk memperoleh izin, KP3A juga harus memiliki NIB dan Surat Izin Usaha Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (SIUP3A) melalui sistem OSS.
Dokumen yang diperlukan antara lain:
- Letter of appointment dari kantor pusat yang dilegalisasi.
- Surat pernyataan di atas materai bahwa KP3A tidak melakukan transaksi perdagangan langsung.
- Surat keterangan dari atase perdagangan atau perwakilan RI di negara asal.
- Identitas pimpinan KP3A (KTP untuk WNI atau paspor untuk WNA).
- Rencana jumlah tenaga kerja dan data kegiatan usaha.
- Pernyataan mandiri K3L.
Setelah pengajuan, Kementerian Perdagangan (Kemendag) melakukan verifikasi maksimal 5 hari kerja. Bila memenuhi syarat, sistem OSS akan secara otomatis menerbitkan NIB dan SIUP3A.
Apabila terdapat kekurangan dokumen, pelaku usaha diberi kesempatan perbaikan hingga dua kali dalam jangka waktu 14 hari. Jika perbaikan tetap tidak memenuhi ketentuan, OSS dapat mengeluarkan notifikasi penolakan.
Dasar Hukum yang Berlaku
Beberapa regulasi utama yang menjadi dasar pendirian kantor perusahaan asing antara lain:
- Permen Investasi/BKPM No. 5 Tahun 2025 tentang Pedoman Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko.
- Permendag No. 10/M-DAG/PER/3/2006 dan perubahannya (Permendag No. 28/2010 dan No. 49/2020) tentang Tata Cara Penerbitan SIUP3A.
- Konvensi Apostille 1961, terkait legalisasi dokumen publik asing.
- Sistem Online Single Submission (OSS) sebagai platform tunggal pengurusan perizinan.
Regulasi ini memastikan bahwa setiap entitas asing yang beroperasi di Indonesia memiliki izin resmi dan mematuhi prinsip transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan hukum.
Pentingnya Konsultasi Hukum Sebelum Pendirian
Pendirian kantor perwakilan asing bukan sekadar proses administratif. Ada banyak aspek hukum yang perlu diperhatikan — mulai dari legalisasi dokumen, kontrak sewa kantor, izin tenaga kerja asing (IMTA), hingga kepatuhan perpajakan dan pelaporan LKPM.
Kesalahan dalam tahap awal dapat berakibat pada penolakan izin OSS atau bahkan pembatalan kegiatan usaha di kemudian hari. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan asing untuk memperoleh pendampingan hukum dari firma yang berpengalaman dalam perizinan investasi dan hukum korporasi lintas negara.
Kesimpulan
Mendirikan kantor perusahaan asing di Indonesia membutuhkan pemahaman mendalam tentang regulasi investasi dan sistem perizinan digital OSS. Baik KPPA maupun KP3A memiliki fungsi yang berbeda, tetapi sama-sama wajib mematuhi peraturan hukum Indonesia.
Dengan bimbingan hukum yang tepat, perusahaan asing dapat membangun kehadiran resmi di Indonesia dengan aman, legal, dan efisien.
Jhon LBF Law Firm memiliki pengalaman mendampingi berbagai klien korporasi, baik lokal maupun internasional, dalam pengurusan perizinan usaha, pendirian perusahaan asing (PMA), dan kepatuhan investasi.
Jika Anda berencana membuka kantor perwakilan atau mengembangkan ekspansi bisnis ke Indonesia, tim kami siap membantu Anda dari tahap konsultasi hingga legalisasi dokumen.
Hubungi kami melalui situs resmi jhonlbflawfirm.com untuk mendapatkan panduan hukum yang tepat dan solusi terbaik untuk bisnis Anda.
